Fonction publique hospitalière (1607 heures) : logiciel de planning et d'annualisation

La fonction publique hospitalière en bref

La fonction publique hospitalière (FPH) regroupe les agents — fonctionnaires titulaires, stagiaires et contractuels de droit public — employés par les établissements publics de santé et les établissements publics sociaux et médico-sociaux. Elle compte environ 1,2 million d'agents — soit 21 % de l'emploi public, selon le rapport annuel de la DGAFP sur l'état de la fonction publique (données au 31 décembre 2023) —, répartis entre :

• centres hospitaliers (CH, CHU/CHR), y compris les établissements publics de santé mentale
• EHPAD publics autonomes ou rattachés à un établissement de santé
• établissements publics pour l'enfance (foyers départementaux de l'enfance, instituts…)
• établissements publics pour personnes handicapées (EPSMS, MAS, foyers…)
• centres d'hébergement et de réinsertion sociale (CHRS) publics

Le cadre statutaire est codifié dans le Code général de la fonction publique (CGFP), entré en vigueur le 1er mars 2022, qui a repris les dispositions de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986. La durée du travail est régie par le décret n°2002-9 du 4 janvier 2002 relatif au temps de travail et à l'organisation du travail dans les établissements de la FPH — le pendant hospitalier du décret n°2000-815 applicable à l'État, mais avec des spécificités marquées : durées annuelles réduites pour le travail de nuit et les dimanches, garanties minimales renforcées, cycles limités à 12 semaines, tableau de service.

Les règles qui impactent la gestion des plannings, de l'annualisation et des compteurs d'heures — 1607, 1582 ou 1476 heures selon les sujétions, cycles et tableau de service, garanties minimales, travail en 12 heures, congés en 5 × OHS, absences maladie — sont détaillées ci-dessous, avec à chaque fois la façon dont HUBO Planning Web les prend en charge nativement.

FPH ou FPT ? Le cas des EHPAD et du médico-social public

C'est la première question à trancher quand on organise les plannings d'un établissement médico-social public : le statut des agents dépend du mode de gestion de l'établissement, pas de son activité.

Deux EHPAD voisins, aux missions identiques, peuvent donc relever de deux fonctions publiques différentes — avec des conséquences directes sur les plannings :

• en FPH, les durées annuelles réduites (1582 heures en repos variable, 1476 heures de nuit) sont fixées par le décret lui-même et s'appliquent de plein droit ;
• en FPT, la durée annuelle de référence est de 1607 heures, et toute réduction pour sujétions passe par une délibération de la collectivité ;
• les garanties minimales diffèrent : repos quotidien de 12 heures et repos hebdomadaire de 36 heures en FPH, contre 11 heures et 35 heures en FPT.

→ Pour le versant territorial (CCAS, délibération, règlement du temps de travail de la collectivité), voir la page dédiée : Fonction publique territoriale (1607 heures).

→ HUBO Planning Web permet de paramétrer des règles distinctes par établissement, par service ou par population d'agents : chaque agent est rattaché à sa cible annuelle et à ses règles de compteurs, même quand plusieurs statuts cohabitent dans une même structure.

La règle des 1607 heures et ses durées réduites propres à la FPH

La durée annuelle de travail effectif dans la FPH est fixée à 1607 heures pour un agent à temps complet en repos fixe. C'est l'article 1er du décret n°2002-9 du 4 janvier 2002 qui la pose, dans les termes d'un décompte réalisé « sur la base d'une durée annuelle de travail effectif de 1607 heures maximum, sans préjudice des heures supplémentaires » — à l'origine 1600 heures, portées à 1607 heures avec l'ajout de la journée de solidarité (loi n°2004-626 du 30 juin 2004).

Le calcul de référence s'établit comme suit :

  365 jours de l'année
- 104 repos hebdomadaires (52 semaines × 2)
-  25 jours de congés annuels (5 × 5)
-   8 jours fériés (forfait — moyenne sur plusieurs années)
= 228 jours travaillés

Soit 228 jours × 7 heures = 1596 heures, arrondies à 1600 heures, auxquelles s'ajoutent les 7 heures de la journée de solidarité, pour un total de 1607 heures annuelles.

1607, 1582 ou 1476 heures : la cible dépend des sujétions

C'est la grande spécificité de la FPH : le décret prévoit lui-même des durées annuelles réduites pour tenir compte des contraintes de continuité des soins — là où la FPT doit délibérer et la FPE prendre un arrêté. L'article 2 définit les sujétions, l'article 3 fixe les durées correspondantes.

S'y ajoutent deux compensations prévues par le même article 3 :

• l'agent en repos variable qui effectue au moins 20 dimanches ou jours fériés dans l'année civile bénéficie de 2 jours de repos compensateurs supplémentaires ;
• l'agent en servitude d'internat — qui participe régulièrement aux servitudes nocturnes, à raison d'au moins 10 surveillances par trimestre (article 2) — bénéficie de 5 jours ouvrés consécutifs de repos compensateur par trimestre, hors période d'été.

Trois points d'attention pour le calcul des cibles annuelles :

1. La qualification repos fixe / repos variable se constate sur l'année civile : un agent peut basculer d'une catégorie à l'autre selon son planning réel de dimanches et fériés — la cible annuelle doit suivre.
2. Les agents alternant jour et nuit (cas très fréquent en soins) relèvent d'une cible proratisée, et cette règle a une base textuelle explicite : l'article 4 du décret n°2002-9 dispose que « pour les agents qui alternent des horaires de jour et des horaires de nuit, la durée annuelle de travail effectif est réduite au prorata des périodes de travail de nuit effectuées ».
3. Temps partiel, arrivée ou départ en cours d'année : la cible annuelle est recalculée au prorata.

→ HUBO Planning Web calcule automatiquement la cible annuelle de chaque agent — 1607, 1582 ou 1476 heures, proratisée selon le temps de travail et la période de présence — et compte les dimanches et fériés travaillés pour objectiver le repos variable et les repos compensateurs.

Cycles de travail et tableau de service

Comme dans toute la fonction publique, le travail est organisé selon des périodes de référence dénommées cycles de travail. Mais le décret n°2002-9 encadre les cycles hospitaliers plus strictement (article 9) :

• les cycles sont définis par service ou par fonctions et arrêtés par le chef d'établissement, après avis du comité social d'établissement (CSE) — pas de délibération comme en FPT, pas d'arrêté ministériel comme en FPE ;
• un cycle est une période de référence dont la durée ne peut être ni inférieure à la semaine ni supérieure à 12 semaines, et qui se répète à l'identique d'un cycle à l'autre ;
• à l'intérieur du cycle, la répartition des heures peut être irrégulière d'une semaine à l'autre, mais il ne peut être accompli plus de 44 heures par semaine ;
• les heures supplémentaires se décomptent au dépassement des bornes du cycle, pas d'un simple seuil hebdomadaire.

Le décompte des 1607 heures (ou 1582/1476) reste annuel : les cycles s'enchaînent sur l'année et le compteur de chaque agent doit être suivi en continu pour vérifier que la somme des cycles atteint — sans la dépasser — la cible annuelle.

Les horaires sont ensuite matérialisés dans le tableau de service (article 13 du décret n°2002-9) : élaboré par l'encadrement et arrêté par le directeur, il précise les horaires de chaque agent pour chaque mois et doit être porté à la connaissance de chaque agent quinze jours au moins avant son application. Toute modification dans la répartition des heures de travail donne lieu, 48 heures avant sa mise en vigueur — et sauf contrainte impérative de fonctionnement du service —, à une rectification du tableau de service et à une information immédiate des agents concernés. Le tableau de service, c'est très exactement le planning opposable de l'établissement — celui que contrôlent les organisations syndicales et l'inspection.

Dans HUBO Planning Web, un cycle se matérialise par une trame : un motif de planning couvrant la durée du cycle (d'une à douze semaines), construit une seule fois puis déroulé automatiquement sur l'année. Les trames pluri-hebdomadaires gèrent nativement les roulements jour/nuit et les rotations de week-end, et toute modification recalcule les compteurs sans ressaisie.

→ HUBO Planning Web est configuré à la mise en service à partir des cycles arrêtés dans votre établissement, puis produit et historise les plannings qui tiennent lieu de tableau de service — diffusés aux agents en temps réel.

Garanties minimales du temps de travail : les bornes renforcées de la FPH

Le décret n°2002-9 fixe des garanties plus protectrices que dans les deux autres fonctions publiques — la contrepartie de la continuité des soins 24 h/24 :

Une réserve à connaître : depuis 2021, l'article 6 permet de ramener le repos quotidien à 11 heures consécutives minimum, par décision du chef d'établissement prise après un accord conclu dans les conditions prévues par le Code général de la fonction publique — l'usage de cette dérogation et son impact sur la santé et la sécurité des agents devant être présentés au comité social d'établissement. En l'absence d'un tel accord, le plancher reste de 12 heures.

Ces garanties sont particulièrement structurantes pour les services en continu, où les enchaînements soir/matin, les rappels sur repos et les week-ends travaillés mettent mécaniquement les repos sous tension : c'est à la construction du planning que se détectent les dépassements.

→ HUBO Planning Web signale les dépassements (repos quotidien de 12 h, repos hebdomadaire de 36 h, durées maximales, dimanches) dès la saisie du planning, avant qu'ils ne deviennent un problème.

Heures supplémentaires : décompte au cycle et contingents

Les heures supplémentaires se décomptent au terme du cycle, sur le dépassement des bornes horaires définies par le cycle — et non sur un seuil hebdomadaire. Elles sont encadrées par deux plafonds, relevés en 2020 :

• 240 heures par an et par agent (décret n°2020-297 du 24 mars 2020) ;
• 20 heures par mois et par agent lorsque la durée du cycle est inférieure ou égale au mois ; au-delà, le plafond mensuel se calcule en proportion de la durée du cycle. Le contingent mensuel ouvrant droit aux indemnités horaires pour travaux supplémentaires a été porté de 15 à 20 heures par le décret n°2020-298 du 24 mars 2020 — les anciens contingents de 15 heures (18 heures pour certains corps) ne sont plus en vigueur.

→ HUBO Planning Web décompte les heures au terme de chaque cycle, distingue les heures supplémentaires des heures à récupérer et suit les contingents mensuels et annuels agent par agent.

Le travail en 12 heures

Par principe, la durée quotidienne est plafonnée à 9 heures de jour et 10 heures de nuit. Mais l'article 7 du décret n°2002-9 permet, lorsque les contraintes de continuité du service public l'exigent en permanence, de déroger à ces bornes et d'organiser le travail en journées de 12 heures, après avis du comité social d'établissement.

Ce mode d'organisation s'est largement diffusé dans les services de soins et en EHPAD : moins de transmissions, des week-ends plus longs — mais un décompte qui devient délicat :

• une journée de 12 heures « consomme » les heures beaucoup plus vite : la cible annuelle est atteinte en environ 132 journées (au lieu de 228), et chaque erreur de compteur se paie en journées entières ;
• les repos de 12 heures et de 36 heures doivent être vérifiés à chaque enchaînement ;
• le temps de repas et de pause doit être clairement qualifié (travail effectif ou non) pour que le décompte soit juste.

→ HUBO Planning Web gère nativement les journées longues : paramétrage des postes en 12 heures (jour et nuit), décompte du travail effectif selon les règles retenues dans l'établissement, et contrôle automatique des repos entre deux postes.

Décompte annuel, absences maladie et compteurs

Le décompte du temps de travail des agents hospitaliers est annuel par construction : la cible (1607, 1582 ou 1476 heures) est annuelle, les cycles s'enchaînent, et les semaines hautes et basses se compensent au fil de l'année — jusqu'à l'annualisation complète dans les structures à activité saisonnière ou calée sur un rythme scolaire (établissements pour l'enfance notamment).

Ce fonctionnement impose un planning individuel qui distingue clairement les natures de journées : journées travaillées (y compris dimanches et fériés, qui alimentent le décompte du repos variable), journées de congés annuels, journées de repos compensateur et de récupération. Cette distinction a des effets juridiques directs :

• en cas d'arrêt maladie, seuls les jours de congés annuels ouvrent droit à report — pas les repos compensateurs ni les récupérations ;
• le congé pour raison de santé n'a pas d'incidence sur le décompte du temps de travail : on ne rattrape pas ses absences. Pour un agent au décompte annualisé, la jurisprudence (CE, 4 novembre 2020, n°426093, rendue à propos des agents territoriaux annualisés et transposable dans son principe) retient qu'une journée d'arrêt est valorisée à hauteur d'une durée quotidienne moyenne forfaitaire, quelle que soit la durée prévue au planning ce jour-là — un point décisif quand les journées planifiées font 12 heures ;
• l'article 115 de la loi de finances pour 2011 prévoit qu'aucun jour d'ARTT n'est acquis pendant les congés pour raison de santé : les compteurs d'ARTT des agents en cycle supérieur à 35 heures doivent être recalculés au prorata des absences.

→ HUBO Planning Web tient le compteur annuel de chaque agent en temps réel, distingue nativement les natures de journées, valorise les absences maladie selon la règle retenue dans l'établissement et recalcule les ARTT — pour que les compteurs et les reports soient justes sans intervention manuelle.

Congés annuels en FPH : 5 × OHS, jours hors saison et fractionnement

Le calcul des congés annuels relève du décret n°2002-8 du 4 janvier 2002 relatif aux congés annuels des agents des établissements de la FPH. Tout agent a droit à un congé annuel d'une durée égale à cinq fois ses obligations hebdomadaires de service (OHS), exprimé en jours ouvrés :

S'y ajoutent des jours supplémentaires propres à la FPH :

• les jours hors saison : 1 jour supplémentaire si l'agent prend 3, 4 ou 5 jours de congé annuel — continus ou discontinus — entre le 1^er novembre et le 30 avril, 2 jours s'il en prend au moins 6 sur cette même période ;
• le jour de fractionnement : 1 jour supplémentaire lorsque le congé annuel est fractionné en au moins 3 périodes d'au moins 5 jours ouvrés chacune.

À noter également : l'absence du service au titre des congés annuels ne peut excéder 31 jours consécutifs, et le tableau prévisionnel des congés est arrêté au plus tard le 31 mars de chaque année.

Dans un établissement fonctionnant en continu, où les congés se négocient service par service pour maintenir les effectifs au chevet des résidents et des patients, ces droits supplémentaires se calculent agent par agent, à partir des congés effectivement posés — un travail fastidieux à la main sur des équipes en roulement.

→ HUBO Planning Web paramètre les OHS par agent, calcule automatiquement le droit à congés, les jours hors saison et le jour de fractionnement en fonction des congés effectivement posés sur l'année.

Le logiciel de planning qui automatise vos calculs et fiabilise vos compteurs

HUBO Planning Web est le logiciel de planning et d'annualisation conçu pour les employeurs publics. Il applique automatiquement les règles de la fonction publique hospitalière, préparamétrées tout en restant personnalisables, et tient les compteurs à jour en temps réel pour tous vos agents.

Pour un EHPAD public, un foyer de l'enfance, un EPSMS ou un service hospitalier, cela signifie : du temps gagné pour les cadres et l'encadrement de proximité, plus de sécurité pour la direction, et une meilleure visibilité pour les agents — qui consultent leur compteur depuis leur téléphone.

Toutes les spécificités détaillées plus haut sont gérées nativement :

• Cibles annuelles FPH : 1607, 1582 ou 1476 heures selon le régime de l'agent, avec proratisation jour/nuit et temps partiel
• Décompte des dimanches et fériés travaillés : qualification repos fixe / repos variable objectivée, repos compensateurs au-delà de 20 dimanches et fériés
• Cycles de travail d'une à douze semaines : trames pluri-hebdomadaires, roulements jour/nuit, rotations de week-end
• Tableau de service : plannings diffusés aux agents en temps réel et historisés
• Garanties minimales FPH : alerte sur le repos quotidien de 12 h, le repos hebdomadaire de 36 h, les durées maximales et les jours de repos, dès la saisie
• Travail en 12 heures : postes longs paramétrables jour et nuit, avec contrôle automatique des enchaînements
• Heures supplémentaires décomptées au terme du cycle, avec suivi des contingents mensuel et annuel
• Distinction native des journées travaillées, de congés annuels, de repos compensateur et de récupération — avec report des congés annuels en cas de maladie
• Obligations hebdomadaires de service (OHS) paramétrables par agent, avec calcul automatique du droit à congés, des jours hors saison et du fractionnement
• Cycles supérieurs à 35 h avec gestion des ARTT associés et recalcul en cas de maladie
• Arrivées et départs en cours d'année : recalcul automatique des heures à faire
• Accès agent : chaque agent consulte son compteur en temps réel et effectue ses demandes de congés en ligne (fonctionnalité désactivable si besoin)

Tout est configuré à la mise en service à partir des règles applicables dans votre établissement : cycles arrêtés par la direction, régimes de repos, modalités de décompte du travail effectif et des absences.

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