Conditions générales de vente

HUBO Planning Web — abonnement SaaS Version 1.2, en vigueur depuis le 7 avril 2026.

Ces conditions générales sont complétées, pour chaque client, par le devis (conditions particulières) et par l'accord de traitement des données personnelles (DPA).

Le prestataire

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire met à disposition du Client l'application en ligne HUBO Planning Web (huboplanning.fr), solution SaaS de gestion des plannings et des temps de travail, et dans lesquelles le Client accède à ce service et l'utilise.

Les présentes CGV sont complétées, pour chaque Client, par un devis (ou bon de commande) valant conditions particulières, qui précise notamment la formule souscrite, le nombre de salariés ou d'agents, les prix et les dates. La signature du devis emporte acceptation pleine et entière des présentes CGV. L'ensemble formé par le devis signé, les présentes CGV et l'annexe « Accord de traitement des données personnelles (DPA) » constitue le contrat liant les Parties (ci-après le « Contrat ») et l'intégralité de leur accord ; il annule et remplace tout document antérieur ayant le même objet. En cas de contradiction, le devis (conditions particulières) prévaut sur les présentes CGV.

Il est expressément rappelé, et le Client le reconnaît, que HUBO Planning Web est un outil d'aide à la gestion. La responsabilité du contenu des plannings, de la justesse des compteurs et du respect des dispositions légales et conventionnelles applicables à ses salariés ou agents demeure celle du Client, employeur. Cette répartition des rôles irrigue l'ensemble du Contrat.

Article 1 — Objet et description du service

1.1 Description de l'application

HUBO Planning Web est une application web accessible depuis tout navigateur moderne et depuis smartphone, proposant notamment les fonctionnalités suivantes :

• Gestion des plannings des salariés ou agents (création, modification, validation)
• Accès salarié : consultation du planning, demandes de modification d'horaires et de congés
• Workflow de validation des demandes par les responsables
• Gestion des compteurs de temps (mensuel, annualisation selon la formule souscrite)
• Historique des demandes et des modifications, tableau de bord des soldes d'heures et de congés

L'application est fournie en mode SaaS (Software as a Service) : le Client y accède via Internet, sans installation locale. Les données sont hébergées sur des serveurs situés dans l'Union européenne.

1.2 Nature de l'outil et répartition des rôles

L'application met à disposition un moteur de calcul et de mise en forme paramétrable. C'est le Client qui détermine les règles de gestion applicables à sa structure (convention collective, accord d'annualisation, durée du travail, sujétions, règles de congés), qui paramètre ou fait paramétrer ces règles, qui saisit ou fait saisir les données, et qui valide les plannings et les compteurs produits.

En conséquence, le Prestataire fournit un outil ; le Client reste seul responsable de la conformité des plannings et des compteurs aux dispositions légales et conventionnelles, ainsi que de leurs effets en matière de paie, de droit du travail et de relations avec l'administration.

Article 2 — Conditions d'accès et mise en service

2.1 Paramétrage initial (onboarding)

La mise en service comprend la création de l'espace du Client, le paramétrage initial des règles de gestion convenues et l'accompagnement à la prise en main. Le paramétrage est réalisé sur la base des informations et des règles communiquées par le Client, qui en garantit l'exactitude. Le Client valide le paramétrage avant mise en production.

2.2 Accès et identifiants

L'accès s'effectue au moyen d'identifiants personnels. Le Client est responsable de la confidentialité des identifiants de ses utilisateurs et de l'usage qui en est fait. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable d'un accès frauduleux résultant d'une négligence du Client dans la gestion de ses identifiants.

2.3 Évolutions de l'application

Le Prestataire fait évoluer l'application de manière continue. Les corrections (anomalies, sécurité, mises en conformité réglementaire) ainsi que les améliorations incrémentales des fonctionnalités existantes sont incluses dans l'abonnement.

Le Prestataire peut introduire de nouvelles fonctionnalités ou de nouveaux modules sous forme d'options payantes ou de paliers d'abonnement distincts ; leur souscription est facultative et sans effet sur le périmètre initialement souscrit par le Client. L'accès aux modules optionnels souscrits est conditionné au maintien de l'abonnement et prend fin en même temps que celui-ci.

Le Prestataire peut modifier les fonctionnalités existantes dès lors que le niveau global de service n'est pas substantiellement diminué.

Les développements spécifiques demandés par le Client font l'objet d'un devis distinct.

2.4 Formation

Les prestations de formation (initiale ou complémentaire) font l'objet d'une facturation selon la grille tarifaire en vigueur. La formation éventuellement incluse dans le package de mise en service est limitée à la session définie au devis. Toute session complémentaire est facturée séparément.

Article 3 — Prix et conditions de paiement

3.1 Prix

Les prix applicables sont ceux figurant au devis (conditions particulières). Ils s'entendent hors taxes. L'abonnement est calculé par salarié ou agent actif, avec un minimum mensuel. Les frais de paramétrage initial sont dus une seule fois, à la mise en service.

3.2 Facturation et paiement

La facturation intervient selon la périodicité choisie (mensuelle ou annuelle), à terme à échoir. Le paiement s'effectue par prélèvement SEPA ou virement, dans un délai de trente (30) jours à compter de la date de facture.

Pour les prestations de mise en service et de formation, un acompte de 50 % est exigible à la signature du devis, le solde étant dû à la mise en service. En cas d'annulation par le Client après signature, l'acompte versé reste acquis à HUBO Planning en compensation des travaux engagés.

3.3 Retard de paiement

Conformément aux articles L.441-10 et D.441-5 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit des pénalités égales au taux d'intérêt de la BCE majoré de dix (10) points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante (40) euros, sans préjudice de tout autre recours.

3.4 Suspension pour non-paiement

En cas de non-paiement persistant huit (8) jours après une mise en demeure restée infructueuse, le Prestataire peut suspendre l'accès au service jusqu'à régularisation, sans que cette suspension ne constitue une résiliation ni n'ouvre droit à indemnité au profit du Client. Les sommes dues restent exigibles.

3.5 Révision tarifaire

Le Prestataire peut réviser ses tarifs une fois par an, en informant le Client au moins deux (2) mois avant la prise d'effet. À défaut d'acceptation, le Client peut résilier dans les conditions de l'article 4.

Article 4 — Durée, renouvellement et résiliation

4.1 Durée et renouvellement

Le contrat est conclu pour une durée initiale de douze (12) mois à compter de la date de début de service. Il se renouvelle ensuite par tacite reconduction pour des périodes successives de douze (12) mois.

4.2 Résiliation

Chaque partie peut mettre fin au contrat à l'échéance de la période en cours, par écrit, moyennant un préavis de deux (2) mois. La résiliation pour manquement grave et non réparé de l'autre partie peut intervenir trente (30) jours après une mise en demeure restée sans effet.

4.3 Effets de la résiliation et réversibilité

Le Client dispose à tout moment, pendant la durée du contrat, de fonctions d'export lui permettant de récupérer de manière autonome ses données dans un format ouvert et exploitable (CSV ou tableur), conformément aux exigences de portabilité et de réversibilité du Règlement (UE) 2023/2854 (Data Act). Il lui appartient de procéder à l'export de ses données avant la cessation du contrat.

À la cessation du contrat, l'accès au service prend fin. Le Client conserve néanmoins, pendant une période de trente (30) jours, la possibilité de demander un export de ses données réalisé sans frais. Une assistance à la migration au-delà de l'export standard peut être fournie sur devis.

Passé ce délai, les données sont supprimées dans les conditions prévues à l'annexe RGPD.

Article 5 — Disponibilité du service et anomalies

5.1 Disponibilité — obligation de moyens

Le Prestataire s'engage à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer l'accessibilité de l'application et rétablir le service dans les meilleurs délais en cas d'interruption. Cet engagement constitue une obligation de moyens. Il ne comporte aucune garantie de disponibilité chiffrée (SLA) ni pénalité ou indemnité en cas d'indisponibilité.

Ne sont pas comptabilisées comme indisponibilités : les opérations de maintenance planifiée (notifiées dans la mesure du possible), les défaillances de l'hébergeur ou des opérateurs réseau, les défaillances de la connexion ou des équipements du Client, et les cas de force majeure. Un engagement de disponibilité renforcé peut, le cas échéant, faire l'objet d'une annexe spécifique négociée séparément.

5.2 Signalement et traitement des anomalies

Le Client signale toute anomalie par écrit (email ou outil de support), en décrivant le problème de manière à permettre sa reproduction. Le Prestataire qualifie la gravité de l'anomalie (bloquante, majeure ou mineure) et s'engage à la traiter dans un délai raisonnable au regard de cette gravité, en priorisant les anomalies bloquantes. Ce traitement constitue une obligation de moyens, sans délai de résolution garanti.

Ne constituent pas des anomalies couvertes : une utilisation non conforme à la documentation, un paramétrage erroné réalisé par le Client, l'usage d'un environnement ou navigateur non supporté, ainsi que les demandes d'évolution, lesquelles relèvent d'une prestation distincte. En particulier, un résultat de calcul découlant d'un paramétrage défini par le Client n'est pas une anomalie.

5.3 Prestations hors abonnement

L'abonnement inclut le support technique tel que défini à l'article 5.2 (signalement et traitement des anomalies). L'accompagnement métier (conseil sur l'utilisation, questions relatives aux règles de gestion, sessions de prise en main complémentaires), les formations et les développements spécifiques constituent des prestations distinctes, facturées selon la grille tarifaire en vigueur.

Article 6 — Limitation de responsabilité

6.1 Nature des obligations

Les obligations du Prestataire au titre du présent contrat sont des obligations de moyens. Le Prestataire s'engage à ce que l'application effectue les calculs conformément au paramétrage retenu, mais ne garantit pas la conformité légale ou conventionnelle des plannings et compteurs, laquelle dépend de choix, de règles et de données relevant du Client.

6.2 Responsabilité du Client

Le Client est seul responsable : du choix et de l'exactitude des règles de gestion paramétrées, de l'exactitude des données saisies, de la validation et de l'usage des plannings et des compteurs, ainsi que du respect de ses obligations d'employeur. Le Client fait son affaire de la vérification des résultats avant tout usage à effet juridique ou social.

6.3 Plafond de responsabilité

En tout état de cause, et sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité du Prestataire, toutes causes confondues, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre de l'abonnement au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Cette limitation laisse subsister une contrepartie effective et ne vide pas l'obligation essentielle de sa substance.

6.4 Dommages exclus

Le Prestataire ne saurait être tenu des dommages indirects, notamment perte d'exploitation, perte de chiffre d'affaires, perte de données imputable au Client, redressements, sanctions ou condamnations résultant du non-respect par le Client de ses obligations légales et conventionnelles.

6.5 Force majeure

Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La partie affectée en informe l'autre dans les meilleurs délais et s'efforce d'en limiter les effets.

Article 7 — Protection des données personnelles

Dans le cadre du traitement des données personnelles des salariés ou agents du Client effectué via l'application, le Client agit en qualité de responsable de traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant au sens du RGPD (Règlement UE 2016/679). Les conditions de ce traitement sont définies au document « Accord de traitement des données personnelles (DPA) » signé par les Parties, qui fait partie intégrante du Contrat. Les données sont hébergées en Union européenne.

Article 8 — Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations de nature confidentielle communiquées par l'autre dans le cadre du contrat (données, informations tarifaires, fonctionnalités non publiques, informations techniques). Cette obligation survit deux (2) ans après la fin du contrat. Ne sont pas confidentielles les informations publiques sans faute de la partie réceptrice ou déjà connues d'elle avant communication.

Article 9 — Propriété intellectuelle

L'application HUBO Planning Web, son code source, ses interfaces, sa structure de base de données et sa documentation restent la propriété exclusive du Prestataire. Le contrat confère au Client un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat. Sont prohibées la reproduction, la décompilation et toute tentative de rétro-ingénierie. Les données saisies par le Client demeurent sa propriété ; il en garantit la licité.

Article 10 — Dispositions générales

10.1 Référence commerciale

Sauf opposition écrite du Client, le Prestataire peut citer le nom et le logo du Client à titre de référence commerciale.

10.2 Cession

Le contrat ne peut être cédé par le Client sans accord écrit préalable du Prestataire.

10.3 Droit applicable et juridiction

Le contrat est soumis au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège du Prestataire.

Acceptation et version

Les présentes Conditions Générales de Vente sont acceptées sans réserve par le Client du fait de la signature du devis (ou bon de commande) auquel elles sont annexées ou qui y renvoie. Le Client reconnaît en avoir pris connaissance avant cette signature.

Le Prestataire peut faire évoluer les présentes CGV. La version applicable à un Client est celle en vigueur à la date de signature de son devis.

Version 1.2 — en vigueur depuis le 07/04/2026