Fonction publique d'État (1607 heures) : logiciel de planning et d'annualisation

La fonction publique d'État en bref

La fonction publique d'État (FPE) regroupe les agents — fonctionnaires titulaires, stagiaires et contractuels de droit public — employés par les ministères, leurs services déconcentrés et les établissements publics de l'État. C'est la plus grande des trois fonctions publiques, avec environ 2,5 millions d'agents, dont près de la moitié relèvent de l'Éducation nationale :

• collèges, lycées et cités scolaires (EPLE — établissements publics locaux d'enseignement)
• rectorats et DSDEN (directions des services départementaux de l'Éducation nationale)
• administrations centrales et services déconcentrés des autres ministères
• établissements publics administratifs (CROUS, agences, opérateurs de l'État…)

Le cadre statutaire est codifié dans le Code général de la fonction publique (CGFP), entré en vigueur le 1er mars 2022. La durée du travail est régie par le décret n°2000-815 du 25 août 2000 relatif à l'aménagement et à la réduction du temps de travail dans la fonction publique de l'État — le texte fondateur du temps de travail dans toute la fonction publique : c'est lui que le décret n°2001-623 du 12 juillet 2001 a rendu applicable à la fonction publique territoriale. Dans la FPE, il s'applique directement.

Les règles qui impactent la gestion des plannings, de l'annualisation et des compteurs d'heures — 1607 heures, cycles fixés par arrêté ministériel, annualisation sur le calendrier scolaire, congés en 5 × OHS, garanties minimales, absences maladie — sont détaillées ci-dessous, avec à chaque fois la façon dont HUBO Planning Web les prend en charge nativement.

FPE ou FPT ? Le cas des cités scolaires et des EPLE

C'est la première question à trancher quand on organise les plannings d'un établissement scolaire : tous les agents ne relèvent pas du même employeur, ni du même cadre réglementaire.

Depuis la loi n°2004-809 du 13 août 2004, les personnels techniques, ouvriers et de service (ex-TOS) ont été transférés aux collectivités : ils forment le cadre d'emplois des adjoints techniques territoriaux des établissements d'enseignement (ATTEE), employés par le département pour les collèges et par la région pour les lycées — tout en restant placés, au quotidien, sous l'autorité fonctionnelle du chef d'établissement et de son gestionnaire.

Le cas de la cité scolaire ajoute une subtilité : l'ensemble regroupe un collège et un ou plusieurs lycées sur un même site, avec des services techniques souvent mutualisés. Une convention entre le département et la région désigne alors la collectivité gestionnaire des agents techniques.

Concrètement, pour le gestionnaire d'une cité scolaire, cela signifie qu'un même planning d'établissement fait cohabiter :

• des agents FPE dont le temps de travail est encadré par les arrêtés ministériels de l'Éducation nationale ;
• des agents FPT dont le temps de travail est encadré par la délibération de la collectivité de rattachement.

Les grands principes sont les mêmes — 1607 heures, garanties minimales, annualisation — car tout dérive du même décret n°2000-815. Mais les modalités (cycles, sujétions, journée de solidarité, règles de récupération) peuvent différer d'une population à l'autre.

→ Pour le versant territorial (ATTEE, délibération, règlement du temps de travail de la collectivité), voir la page dédiée : Fonction publique territoriale (1607 heures).

→ HUBO Planning Web permet de paramétrer des règles distinctes par service ou par population d'agents au sein d'un même établissement : les administratifs FPE et les agents techniques FPT coexistent sur le même planning, chacun avec sa cible annuelle, ses cycles et ses règles de compteurs.

La règle des 1607 heures

La durée annuelle de travail effectif dans la FPE est fixée à 1607 heures pour un agent à temps complet, hors heures supplémentaires. C'est l'article 1er du décret n°2000-815 du 25 août 2000 qui la pose — à l'origine 1600 heures, portées à 1607 heures avec l'ajout de la journée de solidarité (loi n°2004-626 du 30 juin 2004), puis inscrites telles quelles dans le texte suite au décret n°2020-1427 du 20 novembre 2020.

Le calcul s'établit comme suit :

  365 jours de l'année
- 104 repos hebdomadaires (52 semaines × 2)
-  25 jours de congés annuels (5 × 5)
-   8 jours fériés (forfait — moyenne sur plusieurs années)
= 228 jours travaillés

Soit 228 jours × 7 heures = 1596 heures, arrondies à 1600 heures, auxquelles s'ajoutent les 7 heures de la journée de solidarité, pour un total de 1607 heures annuelles.

Deux points d'attention pour le calcul annualisé :

1. Le forfait de 1607 heures vaut pour un agent à temps complet sur une année complète. Temps partiel, arrivée ou départ en cours de période : la cible annuelle est recalculée automatiquement par HUBO Planning Web.
2. Dans les établissements scolaires, la période d'annualisation est le plus souvent calée sur l'année scolaire (septembre à août), et non sur l'année civile — voir plus bas.

Cycles de travail : l'arrêté ministériel plutôt que la délibération

Comme dans toute la fonction publique, le temps de travail est organisé selon des périodes de référence dénommées cycles de travail, qui peuvent varier du cycle hebdomadaire au cycle annuel (article 4 du décret n°2000-815). La différence avec la FPT tient à qui définit ces cycles :

• dans la FPT, c'est l'organe délibérant de chaque collectivité, après avis du comité social territorial ;
• dans la FPE, ce sont des arrêtés ministériels pris après avis du comité social d'administration compétent, qui déclinent le cadre commun ministère par ministère.

Pour l'Éducation nationale, le temps de travail des personnels administratifs, techniques, sociaux et de santé exerçant en services déconcentrés et en EPLE est organisé par l'arrêté du 15 janvier 2002 portant application du décret n°2000-815, complété par la circulaire n°2002-007 du 21 janvier 2002. C'est ce corpus — et non une délibération locale — qui constitue le document de référence pour paramétrer les plannings et les compteurs des agents FPE d'un établissement.

Un cycle peut être :

• hebdomadaire : la même semaine type se répète ;
• pluri-hebdomadaire : une trame de plusieurs semaines se répète, typiquement pour les roulements (accueil, loges) ;
• annuel : l'organisation varie sur l'année, jusqu'à l'annualisation complète calée sur le calendrier scolaire.

Dans HUBO Planning Web, un cycle se matérialise par une trame : un motif de planning couvrant la durée du cycle, construit une seule fois puis déroulé automatiquement sur l'année. Les trames pluri-hebdomadaires gèrent nativement les roulements d'équipe, et toute modification recalcule les compteurs sans ressaisie.

→ HUBO Planning Web est configuré à la mise en service à partir des textes applicables à vos agents (arrêtés ministériels pour les personnels d'État, délibération de la collectivité pour les agents techniques) puis applique ces règles automatiquement.

Garanties minimales du temps de travail

Quelle que soit l'organisation retenue, le planning doit respecter les garanties minimales de l'article 3 du décret n°2000-815 — c'est d'ailleurs de cet article que la FPT tient les siennes :

Ces garanties sont particulièrement structurantes pour les cycles annualisés des établissements scolaires, où les semaines de rentrée, d'examens ou de forte activité concentrent de longues journées : c'est à la construction du planning que se détectent les dépassements.

→ HUBO Planning Web signale les dépassements (amplitude, repos quotidien et hebdomadaire, durées maximales) dès la saisie du planning, avant qu'ils ne deviennent un problème.

Sujétions particulières (dérogations possibles aux 1607 heures)

L'article 1er du décret n°2000-815 permet de fixer, par arrêté, une durée annuelle inférieure à 1607 heures pour tenir compte de sujétions liées à la nature des missions : travail de nuit, travail le dimanche, travail en horaires décalés, travail en équipes, modulation importante du cycle de travail, travaux pénibles ou dangereux.

→ HUBO Planning Web permet de paramétrer une durée annuelle réduite par profil d'emploi : la cible d'heures de chaque agent concerné est automatiquement ajustée.

Annualisation sur le calendrier scolaire (EPLE, cités scolaires)

Dans un collège, un lycée ou une cité scolaire, l'année de travail est structurellement irrégulière :

• environ 36 semaines de présence des élèves, à forte activité ;
• des permanences pendant une partie des vacances scolaires — notamment à la sortie (juillet) et avant la rentrée (fin août) — pour la préparation administrative, la maintenance et l'accueil ;
• des semaines de fermeture non travaillées.

Le temps de travail est donc annualisé : les semaines hautes en période scolaire (au-delà de 35 heures) sont compensées par les périodes de vacances, pour aboutir aux 1607 heures annuelles (ou à la durée réduite en cas de sujétions). La période d'annualisation est calée sur l'année scolaire, de septembre à août.

Ce fonctionnement impose un planning individuel qui distingue clairement trois natures de journées :

• les journées travaillées (y compris les permanences de vacances) ;
• les journées de congés annuels ;
• les journées de récupération — jours non travaillés du fait de l'annualisation, qui compensent les heures faites au-delà de la moyenne en période scolaire.

Cette distinction n'est pas un raffinement comptable, elle a des effets juridiques directs :

• en cas d'arrêt maladie pendant les vacances scolaires, seuls les jours de congés annuels ouvrent droit à report — pas les jours de récupération ;
• les jours de récupération restent des jours où l'agent peut, en cas de nécessité de service, être sollicité — contrairement aux congés annuels posés ;
• le congé pour raison de santé n'a pas d'incidence sur le décompte du temps de travail : on ne rattrape pas ses absences. Pour un agent annualisé, la jurisprudence (CE, 4 novembre 2020, n°426093, rendue à propos des agents territoriaux annualisés et transposable dans son principe) retient qu'une journée d'arrêt est valorisée à hauteur d'une durée quotidienne moyenne forfaitaire de 7 heures, quelle que soit la durée prévue au planning ce jour-là ;
• l'article 115 de la loi de finances pour 2011 prévoit par ailleurs qu'aucun jour d'ARTT n'est acquis pendant les congés pour raison de santé : les compteurs d'ARTT des agents en cycle supérieur à 35 heures doivent être recalculés au prorata des absences.

→ HUBO Planning Web cale l'annualisation sur l'année scolaire, intègre le calendrier des vacances de votre zone, distingue nativement les journées travaillées, de congés annuels et de récupération, et valorise les absences maladie selon la règle retenue — pour que les compteurs et les reports soient justes sans intervention manuelle.

Congés annuels en FPE : 5 × OHS

Le calcul des congés annuels relève du décret n°84-972 du 26 octobre 1984 relatif aux congés annuels des fonctionnaires de l'État — le texte jumeau du décret n°85-1250 applicable à la FPT. Tout agent a droit à un congé annuel d'une durée égale à cinq fois ses obligations hebdomadaires de service (OHS), exprimé en jours effectivement ouvrés :

S'y ajoutent les jours de fractionnement :

• 1 jour si l'agent prend 5 à 7 jours de congés hors période du 1er mai au 31 octobre ;
• 2 jours s'il en prend au moins 8 hors de cette période.

Dans un établissement scolaire, où les congés annuels sont largement positionnés sur les vacances scolaires, les jours pris sur les vacances de la Toussaint, de Noël ou d'hiver ouvrent mécaniquement droit au fractionnement — encore faut-il que le planning distingue congés annuels et récupérations pour que le droit se calcule juste.

→ HUBO Planning Web paramètre les OHS par agent, calcule automatiquement le droit à congés et le droit à fractionnement en fonction des congés effectivement posés sur l'année.

Le logiciel de planning qui automatise vos calculs et fiabilise vos compteurs

HUBO Planning Web est le logiciel de planning et d'annualisation conçu pour les employeurs publics. Il applique automatiquement les règles de la fonction publique, préparamétrées tout en restant personnalisables, et tient les compteurs d'annualisation à jour en temps réel pour tous vos agents.

Pour une cité scolaire, un collège, un lycée ou un service de l'État, cela signifie : du temps gagné pour le gestionnaire et les responsables de service, plus de sécurité pour la direction, et une meilleure visibilité pour les agents — qui consultent leur compteur d'annualisation depuis leur téléphone.

Toutes les spécificités détaillées plus haut sont gérées nativement :

• Règle des 1607 heures activable d'un clic — calcul automatique de la cible annuelle
• Cohabitation FPE / FPT : des règles distinctes par service ou par population d'agents sur un même planning d'établissement
• Annualisation scolaire : période d'annualisation de septembre à août, calendrier des vacances de votre zone, permanences de vacances planifiées
• Distinction native des journées travaillées, de congés annuels et de récupération — avec report des congés annuels en cas de maladie
• Obligations hebdomadaires de service (OHS) paramétrables par agent, avec calcul automatique du droit à congés et du fractionnement
• Cycles de travail à 35 h, 36 h, 37 h 30, 39 h… avec gestion des ARTT associés
• Garanties minimales : alerte sur l'amplitude, les repos et les durées maximales dès la saisie
• Sujétions particulières : durée annuelle réduite paramétrable par profil d'emploi
• Arrivées et départs en cours d'année : recalcul automatique des heures à faire
• Accès agent : chaque agent consulte son compteur en temps réel et effectue ses demandes de congés en ligne (fonctionnalité désactivable si besoin)

Tout est configuré à la mise en service à partir des textes applicables à vos agents : arrêtés ministériels et circulaires pour les personnels d'État, délibération de la collectivité de rattachement pour les agents techniques.

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