Faut-il installer une application ?

Non. L'accès se fait par le navigateur du téléphone, et l'interface s'installe sur l'écran d'accueil si le salarié le souhaite. Il n'y a pas d'application native à télécharger sur l'App Store ou Google Play — c'est un choix assumé, qui évite à vos salariés de créer un compte sur un magasin d'applications pour consulter leur planning.

Un salarié peut-il voir les données de ses collègues ?

Par défaut, non : chaque salarié n'accède qu'à ses propres données, et ce cloisonnement est appliqué côté serveur, pas seulement à l'affichage. Si vous activez la vue d'équipe, il voit les horaires de son service, mais les absences y apparaissent sans motif : ni maladie, ni congé, seulement « absent ».

Comment un salarié obtient-il son accès ?

Vous lui envoyez un email d'activation depuis sa fiche. Il choisit son mot de passe et se connecte. La création du compte est facultative : un collaborateur peut figurer au planning sans disposer d'un accès.

Que voit un salarié sur un mois non encore publié ?

Si vous utilisez les verrous de planning, un mois en cours de préparation peut lui être masqué, ou affiché avec la mention « non publié ». Vous choisissez le moment où le planning devient officiel.

Le lien iCal est-il sécurisé ?

Chaque lien est individuel et non devinable. Il expose une fenêtre glissante de trois mois passés et six mois à venir, en lecture seule. Un salarié qui le souhaite peut le régénérer.

Mes salariés ne sont pas à l'aise avec le numérique. Est-ce un obstacle ?

L'écran d'accueil du salarié tient en trois entrées : mon planning, mes demandes, mes compteurs. C'est volontairement plus simple que ce que voit un manager. Dans la pratique, c'est la fonction « voir mon planning » qui est adoptée en premier, et elle suffit à supprimer l'essentiel des questions.

Portail salarié et planning sur smartphone

« Je travaille jeudi ou pas ? »

C'est la question la plus posée aux managers, et celle qui a le moins de valeur ajoutée. Elle disparaît le jour où le salarié a son planning dans sa poche.

Le problème

Ce que coûte un planning que seul le manager peut consulter.

Le manager est le point de passage obligé

Chaque question d'horaire, chaque solde de congés, chaque confirmation passe par lui. Ce sont des interruptions courtes mais permanentes, et elles arrivent rarement au bon moment.

L'affichage papier se périme

Le planning imprimé au tableau date d'avant la dernière modification. Le salarié se fie à ce qu'il a vu, et la modification lui échappe.

Le salarié ne sait pas où il en est

Son solde de congés, ses heures effectuées par rapport à son volume annuel, ses demandes en attente : il n'a aucun moyen de le savoir sans demander. Il demande donc, ou il renonce à demander et s'inquiète.

Ce que fait HUBO

Une interface pensée pour le téléphone, où le salarié trouve ce qui le concerne — et rien d'autre.

Son planning, à jour: Mensuel ou annuel, avec les horaires prévus, les horaires réalisés, les absences et les jours fériés. Ce que le salarié voit est ce qui est enregistré, à la seconde.
Ses compteurs, expliqués: Soldes de congés payés, RTT, ancienneté, congés conventionnels ; compteur d'heures effectuées face aux heures prévues ; détail mois par mois. Le calcul est visible, pas seulement le résultat.
Ses demandes, en autonomie: Déposer une demande de congé ou de modification, suivre son état, consulter l'historique complet de ce qui a été demandé et accordé.
Export vers son agenda personnel: Un lien iCal individuel intègre son planning dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendar. Il retrouve ses horaires à côté de ses rendez-vous personnels, sans rien ressaisir.
Le planning de son service, si vous l'activez: En lecture seule, limité aux collègues de son service, et expurgé : les horaires sont visibles, mais une absence s'affiche comme « absent », sans motif. Le RGPD est respecté sans renoncer à la visibilité collective.
Installable comme une application: L'interface s'installe sur l'écran d'accueil du téléphone et s'ouvre comme une application, sans passer par un magasin d'applications.

Portail salarié et planning sur smartphone

Ce que ça change au quotidien

Trois interruptions qui disparaissent.

« Je suis de quel horaire jeudi ? »

Sans historique

Le salarié appelle ou envoie un message. Le manager ouvre le planning, répond, et reprend ce qu'il faisait.

Avec HUBO

Le salarié ouvre son téléphone. Le manager n'a rien su de la question.

« Il me reste combien de congés ? »

Sans historique

Le manager ouvre un tableur, vérifie les acquis, retranche les jours pris, oublie parfois une demande en attente, et donne un chiffre approximatif.

Avec HUBO

Le salarié voit son solde acquis et son solde tenant compte de ses demandes en attente. Il n'a besoin de personne.

« On m'a changé mon planning sans me prévenir »

Sans historique

La modification a eu lieu, l'affichage papier n'a pas suivi, et personne ne peut dire quand elle a été faite.

Avec HUBO

Le salarié voit la modification dès qu'elle est enregistrée, et son historique indique quand elle a eu lieu. Si votre organisation active les propositions, il peut même devoir l'accepter avant qu'elle ne s'applique.

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Daniel, fondateur de HUBO Planning

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