En annualisation, comment gérer le décalage entre la période de congés annuels et la période d'annualisation ?

C'est une situation très courante, et elle pose en effet une difficulté supplémentaire.

La possibilité de modifier la période de congés

Tout d'abord, rappelons que l'on peut profiter de la signature d'un accord d'annualisation pour prévoir la modification de la période d'acquisition et de pose des congés. Le plus souvent, l'accord prévoit alors de faire coïncider la période de congés (au moins la période de pose) avec la période d'annualisation. Ensuite, il y a un peu de travail supplémentaire pour gérer la transition entre les 2 périodes mais, d'expérience, cela ne pose pas de grandes difficultés. Et une fois la période de transition terminée, la superposition de la période d'annualisation avec la période de congés simplifie la gestion mais aussi, et peut-être surtout, elle facilite la compréhension par les salariés de la gestion de leur temps de travail.

Analyse d'un cas concret

Prenons le cas, assez classique, d'une annualisation sur l'année civile (de janvier à décembre) avec une gestion des congés selon les dispositions standard du Code du travail, à savoir une acquisition de juin N-1 à mai N et une pose avec décalage de 11 mois (mai N à avril N+1).

Dans cette configuration, on peut bien sûr rencontrer des cas qui ne posent pas de difficulté particulière, par exemple celui où le salarié pose ses 25 congés pendant la période d'été. Dans ce cas, on a aussi 25 congés posés sur la période d'annualisation (de janvier à décembre).

Mais on peut aussi rencontrer le cas de plannings de salariés avec moins ou plus de 25 congés sur l'année civile car on ne peut pas exiger que le salarié pose à la fois 25 congés annuels sur la période de congés et sur la période d' annualisation. On pourrait trouver par exemple la situation suivante :

• année N-1 : 5 semaines l'été,
• année N : 4 semaines posées en juillet de l'année N,
• année N+1 : la 5ème semaine de congés posée en février puis 5 semaine posées l'été.

Au niveau des périodes de congés (de mai à avril), on a bien 25 congés posés pour chaque période, donc tout est en ordre. Par contre, sur la période d'annualisation, on se retrouve avec les cas suivants :

• année N-1 : 25 congés posés, cas qui ne pose aucun problème particulier,
• année N : 20 congés posés
• année N+1 : 30 congés posés.

Rappelons que, dans la règle d'annualisation théorique qui sert à calculer le temps de travail à faire, on retire 25 congés annuels. Dès lors, que doit-on faire pour l'année N et l'année N+1 ?

Le forfait recalculé comme solution

La solution HUBO Planning consiste à recalculer (automatiquement) le nombre de jours à travailler (et par là d'heures à faire) en fonction du nombre réels de jours de congés annuels posés sur la période d'annualisation. Ainsi,

• pour l'année N (cas de l'illustration), on calculerait 35 heures à faire en plus (5 jours * 7 heures), et
• pour l'année N+1, on calculerait 35 heures à faire en moins (5 jours * 7 heures).

Cela revient à s'assurer que le salarié effectue bien 35 heures en moyenne par semaine une fois que l'on a déduit tous ses droits à congés, ce qui constitue bien l'objectif du compteur d'annualisation.

En somme, on suit 2 compteurs :

• le compteur de congés, pour lequel on vérifie que le nombre de congés posés sur la période de congés (ici de mai à avril) correspond bien au droit à congés acquis, et
• le compteur d'annualisation, sur la période d'annualisation (ici, l'année civile), pour lequel on va s'assurer que le salarié (à temps plein) effectue bien 35 heures en moyenne par semaine.