En annualisation, comment gérer les départs et les arrivées en cours d'année ?

Évidemment, c'est un cas que l'on va forcément rencontrer, sauf à n'embaucher des salariés qu'en début de période d'annualisation et de prévoir tous les départs à une seule date : la fin de la période. Peu réaliste !

Mais, pas d'inquiétude, les départs ou les arrivées en cours d'année ne posent pas de problème particulier. Ils nécessitent juste d'opérer une série de calculs qu'il est un peu pénible d'effectuer à la main. Un bon logiciel de gestion de l'annualisation (HUBO Planning par exemple) facilite évidemment ce travail.

Rappelons la logique de calcul, avec par exemple la règle suivante :

  365 jours
- 104 repos hebdomadaires
- 25 congés annuels
- 8 fériés (chômés)
- 1 jour de solidarité

= 229 jours à travailler

Et prenons l'exemple d'un départ le 29/02/2024 :

• le nombre de jours calendaires est le nombre de jours réels sous contrat, ici 60 jours,
• le nombre de repos hebdomadaires est le nombre de samedis et dimanches réels pour la période sous contrat (16 jours),
• le nombre de congés annuels est le nombre de congés annuels acquis sur la période - et la période de congés ne se superpose pas forcément avec la période d'annualisation, on aborde ce point dans un autre article - ;
• le nombre de jours fériés est le nombre de fériés chômés réels pour la période sous contrat,
• pour la journée de solidarité, on a 2 logiques possibles :
  • le salarié qui arrive en cours d'année apporte la preuve qu'il l'a déjà effectuée chez son employeur précédent et dans ce cas, on ne la compte pas, ou bien
  • on compte une journée de solidarité au prorata du temps de présence du salarié sur l'année (une demi-journée s'il arrive début juillet par exemple pour une annualisation qui court de janvier à décembre).

On obtient ainsi le nombre d'heures à faire sur l'année, ici 267,17 heures à faire.

Il est important de noter ici qu'en cas de solde négatif, les heures non réalisées pourront être déduites en paie, ce qui n'est pas le cas quand le salarié est présent sur toute la période d'annualisation - car, pour rappel, c'est à l'employeur de veiller à ce que chaque salarié réalise ses heures de travail contractuelles.