Comment gérer les absences dans le cadre d'une gestion annualisée du temps de travail ?

Il existe globalement 2 logiques possibles : valoriser les absences au temps prévisionnel de travail ou bien les valoriser au forfait.

L'option du temps prévisionnel

Dans le cas d'une valorisation des absences au temps prévisionnel de travail, on va compter, sur chaque journée, la durée de travail prévue du salarié. Dans le cas illustré, qui présente le cas d'un/e salarié à mi-temps travaillant sur la base d'un cycle de 2 semaines et effectuant 5 jours de 7 heures sur son cycle, on compte 7 heures sur les journées prévues à travailler et 0 heures sur les journées non travaillées (partie gauche de l'illustration, cases M). Evidemment, il est nécessaire d'avoir mis au point, au préalable, un planning prévisionnel pour chaque salarié.

L'option du forfait

Dans la logique du forfait, on se base sur l'obligation contractuelle du salarié : chaque journée d'absence est valorisée sur la base de 7 heures pour un temps plein, et 7 heures * ETP (Equivalent Temps Plein) pour un temps partiel. C'est l'option de droite sur l'illustration : chaque journée d'absence est valorisée à 3,5 heures pour ce salarié à mi-temps.

Comparaison entre les 2 options

Si l'on compare les 2 options, on remarque que le mode de valorisation des absences a des conséquences sur le compteur d'annualisation. On comptabilise 3 * 7 heures d'absence au temps prévisionnel, soit un total de 21 heures (partie gauche de l'illustration). Dans l'option du forfait, on comptabilise 3,5 heures * 5 jours = 17,5 heures d'absence. Mais si le salarié avait été absent sur sa "petite semaine", l'effet aurait été inversé.

Dès lors, quelle est la meilleure option ? Il n'y a pas, dans l'absolu, de bon ou de mauvais choix parmi ces 2 options. Pour chacune, on a des avantages et des inconvénients et on peut trouver, pour chacune, des cas limites.

Une option à choisir par motif d'absence

Précisons aussi que le mode de valorisation de l'absence peut être différente en fonction du motif d'absence. On pourrait choisir de valoriser les absences maladie sur la base du temps prévisionnel et les absences pour congé parental au forfait par exemple. Et il est possible que ces modalités soient prévues dans votre accord d'entreprise relatif à l'annualisation du temps de travail.