Introduction

Dans un article précédent, on a exploré la capacité des outils populaires d'IA générative à élaborer un planning d'équipe (LIEN) et on a démontré la difficulté des IA génératives standards à résoudre les problématiques de mise au point des trames.

Pour cette démonstration, on a utilisé l'exercice suivant, que nous avions mis au point dans le cadre de la formation des cadres médico-sociaux à l'IRTS ( Institut du Travail Social). Voici l'énoncé de cet exercice planning :

"En tant que chef de service, on vous demande de mettre au point une proposition de cycle/trame/roulement pour un service composé de 3 infirmiers/infirmières. Les besoins de fonctionnement du service sont les suivants :

• une présence tous les jours (donc y compris samedi et dimanche) de 8h00 à 20h00, avec une heure d’interruption le midi, de 13h00 à 14h00
• en semaine, on demande en outre qu’elles soient 2 de 11h00 à 13h00 et de 14h00 à 17h00
• une réunion hebdomadaire de 14h00 à 17h00 où les 3 infirmiers/infirmières doivent être présents/es. Vous disposez de 3 ETP (hors remplacements pour les congés). Par ailleurs, le roulement proposé doit respecter les contraintes suivantes :
• durée quotidienne de travail de 10 heures maximum, mais un accord d’entreprise autorise un maximum de 12 heures le week-end,
• durée hebdomadaire de travail de 44 heures maximum,
• repos quotidien de 11 heures minimum,
• 1 repos hebdomadaire au minimum par semaine calendaire,
• un total de 4 repos hebdomadaires par 2 semaines, dont 2 consécutifs minimum,
• bien sûr, une pause de minimum 20 minutes au terme de 6 heures de travail maximum. Merci de présenter votre proposition de planning ainsi que les étapes suivies pour la mettre au point."

Même si cet exercice concerne des infirmiers, il n'a rien de spécifique à cette profession, et il n'est pas spécifique non plus au domaine médico-social. En effet, la démarche pour élaborer des plannings de base d'équipe (aussi appelés cycles, trames ou roulements) est similaire quels que soient le domaine métier ou le cadre conventionnel. Ce qui varie, ce sont les contraintes spécifiques à chaque cadre conventionnel ou d'entreprise ; la méthodologie, elle, reste la même.

Dans notre article précédent, on a donc rendu compte de notre expérience de résolution de cet exercice avec les outils d'IA générative standards. On a dû conclure, malheureusement, à une incapacité de ces outils à élaborer un cycle de planning d'équipe satisfaisant.

Il s'agit ici de présenter une des solutions à cet exercice, notamment pour prouver qu'il ne s'agissait pas de mettre en difficulté les outils IA avec un exercice insoluble. Rappelons que 2 des outils d'IA testés, Gemini et Claude, nous ont indiqué explicitement qu'il n'y avait pas de solution à notre exercice ! Et les 2 autres outils testés nous ont soumis des propositions qui ne respectaient pas les contraintes fournies.

Un exemple de solution

Voici un exemple de cycle qui répond aux besoins exprimés tout en respectant l'ensemble des contraintes. Il ne s'agit pas nécessairement de la seule solution possible : en matière de trame de planning, il y a souvent plusieurs options conformes.

Tout d'abord, cela prouve que l'exercice comportait bien une solution. On peut constater que le cycle proposé ici respecte bien les différentes contraintes posées :

• on a bien une présence quotidienne de 8h00 du matin à 20h00 le soir, avec une interruption le midi entre 13h00 et 14h00 ;
• on a bien 2 infirmiers entre 11h00 et 13h00 et entre 14h00 et 17h00 en semaine ;
• on a bien une réunion hebdomadaire lors de laquelle les 3 salarié(e)s sont présent(e)s ;
• on respecte bien toutes les autres contraintes planning : repos hebdomadaires et durée quotidienne.

Cette trame planning est élaborée sur une base de 3 semaines types - à chaque semaine est associée une couleur : vert pour la semaine-type 1, jaune pour la semaine-type 2 et bleu pour la semaine-type 3. Nous avons d'abord mis au point ces 3 semaines types, et nous les avons ensuite utilisées pour construire les trames de chaque salarié(e). Cela présent un double bénéfice :

• on obtient une équité parfaite entre les membres de l'équipe d'un part, et
• cela facilite le travail de mise au point d'autre part, car on ne travaille que sur 3 semaines-types, pour lesquelles on vérifie les différentes contraintes.

Voici la trame avec les trames semaines-type :

Notez que chaque ligne ne correspond plus ici à un salarié mais bien à une semaine-type. Le trame planning pour chaque salarié va être constituée de la la même succession de chacune de ces semaines-types, décalée d'une semaine d'un salarié à l'autre.

La trame présenté ici pourrait être complétée avec des horaires supplémentaires pour arriver à des trames à temps plein. Nous ne l'avons pas fait ici, nous limitant à la réponse aux besoins initiaux. D'ailleurs, en appliquant la méthode détaillée plus bas, nous aurions identifier, dès la première étape, que nous disposions d'un surplus d'heures par rapport aux besoins définis.

Comment construire des plannings d'équipe ?

Une des difficultés quand on travaille sur la mise au point de plannings d'équipes, c'est le risque, au cours de l'élaboration du planning, de devoir repartir à 0. Et ce risque est présent jusqu'à la fin. Parfois, on pense avoir presque terminé et on rencontre alors un non-respect d'une contrainte qui nous conduit à devoir repartir de zéro. La solution que l'on avait patiemment élaborée s'effondre comme un château de cartes.

Une méthodologie solide de mise au point des plannings va éviter ces retours en arrière. Elle doit permettre de construire progressivement sur des bases solides. Si une étape est validée, on sait que l'on ne devra pas revenir dessus. Cela ne garantit pas que l'on trouve une solution de trame au final, mais cela garantit que l'on procède dans l'ordre et que le résultat de chaque étape soit une base solide pour la suivante.