Dans un article précédent, on a exploré la capacité des outils populaires d'IA générative à élaborer un planning d'équipe (LIEN) et on a démontré la difficulté des IA génératives standards à résoudre les problématiques de mise au point des trames.
Pour cette démonstration, on a utilisé l'exercice suivant, que nous avions mis au point dans le cadre de la formation des cadres médico-sociaux à l'IRTS ( Institut du Travail Social). Voici l'énoncé de cet exercice planning :
"En tant que chef de service, on vous demande de mettre au point une proposition de cycle/trame/roulement pour un service composé de 3 infirmiers/infirmières. Les besoins de fonctionnement du service sont les suivants :
Même si cet exercice concerne des infirmiers, il n'a rien de spécifique à cette profession, et il n'est pas spécifique non plus au domaine médico-social. En effet, la démarche pour élaborer des plannings de base d'équipe (aussi appelés cycles, trames ou roulements) est similaire quels que soient le domaine métier ou le cadre conventionnel. Ce qui varie, ce sont les contraintes spécifiques à chaque cadre conventionnel ou d'entreprise ; la méthodologie, elle, reste la même.
Dans notre article précédent, on a donc rendu compte de notre expérience de résolution de cet exercice avec les outils d'IA générative standards. On a dû conclure, malheureusement, à une incapacité de ces outils à élaborer un cycle de planning d'équipe satisfaisant.
Il s'agit ici de présenter une des solutions à cet exercice, notamment pour prouver qu'il ne s'agissait pas de mettre en difficulté les outils IA avec un exercice insoluble. Rappelons que 2 des outils d'IA testés, Gemini et Claude, nous ont indiqué explicitement qu'il n'y avait pas de solution à notre exercice ! Et les 2 autres outils testés nous ont soumis des propositions qui ne respectaient pas les contraintes fournies.
Des formations plannings, en visio ou sur site.
Nous proposons des formations inter et intra-entreprises sur la mise au point des planning d'équipe et sur les autres thématiques de la gestion des plannings (gestion des absences, gestion de l'annualisation du temps de travail, etc.). Nous formations, en visio ou en présentiel, peuvent être prises en charge dans le cadre de la formation professionnelle.
Voici un exemple de cycle qui répond aux besoins exprimés tout en respectant l'ensemble des contraintes. Il ne s'agit pas nécessairement de la seule solution possible : en matière de trame de planning, il y a souvent plusieurs options conformes.
Tout d'abord, cela prouve que l'exercice comportait bien une solution. On peut constater que le cycle proposé ici respecte bien les différentes contraintes posées :
Cette trame planning est élaborée sur une base de 3 semaines types - à chaque semaine est associée une couleur : vert pour la semaine-type 1, jaune pour la semaine-type 2 et bleu pour la semaine-type 3. Nous avons d'abord mis au point ces 3 semaines types, et nous les avons ensuite utilisées pour construire les trames de chaque salarié(e). Cela présent un double bénéfice :
Voici la trame avec les trames semaines-type :
Notez que chaque ligne ne correspond plus ici à un salarié mais bien à une semaine-type. Le trame planning pour chaque salarié va être constituée de la la même succession de chacune de ces semaines-types, décalée d'une semaine d'un salarié à l'autre.
Le Planificateur d'HUBO facilite votre travail de mise au point des plannings d'équipe
Nous avons utilisé le Planificateur d'HUBO pour construire et présenter ces plannings. Le Planificateur est un outil flexible, basé sur tableur, qui permet de faciliter le travail de mise au point des plannings des équipes grâce à une série de formules spécifiquement développées pour récupérer le total des heures par période, le total des heures par type, par activité, etc.
La trame présenté ici pourrait être complétée avec des horaires supplémentaires pour arriver à des trames à temps plein. Nous ne l'avons pas fait ici, nous limitant à la réponse aux besoins initiaux. D'ailleurs, en appliquant la méthode détaillée dans le guide pratique, nous aurions identifier, dès la première étape, que nous disposions d'un surplus d'heures par raport aux besoins définis.
Une des difficultés quand on travaille sur la mise au point de plannings d'équipes, c'est le risque, au cours de l'élaboration du planning, de devoir repartir à 0. Et ce risque est présent jusqu'à la fin. Parfois, on pense avoir presque terminé et on rencontre alors un non-respect d'une contrainte qui nous conduit à devoir repartir de zéro. La solution que l'on avait patiemment élaborée s'effondre comme un château de cartes.
Une méthodologie solide de mise au point des plannings va éviter ces retours en arrière. Elle doit permettre de construire progressivement sur des bases solides. Si une étape est validée, on sait que l'on ne devra pas revenir dessus. Cela ne garantit pas que l'on trouve une solution de trame au final, mais cela garantit que l'on procède dans l'ordre et que le résultat de chaque étape soit une base solide pour la suivante.
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#default Nous vous proposons notre méthode de mise au point des plannings d'équipe sous la forme d'un livret en téléchargement. On y détaille les différentes étapes de mise au point des trames planning. Dans ce document, on va à l'essentiel, de manière concrète et pratique. Cela va changer votre rapport aux plannings.
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